Indlæg

Kære alle husejere

Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling, som afholdes søndag den 22. februar kl. 10 i varmekælderen.

Formel indkaldelse med dagsorden kommer i løbet af februar.

Vedtægter: Forslag fra medlemmer til behandling på en ordinær generalforsamling skal være afleveret til bestyrelsen senest 21 dage før generalforsamlingen. Forvarsel til generalforsamling udsendes senest en måned før generalforsamlingen.

Mvh

Claus (nr. 55)

Jeg er desværre forhindret i at deltage i den ekstraordinære generalforsamling. Selvom jeg ikke kan deltage, har jeg nogle ændringsforslag til de foreslåede vedtægtsændringer.

• Foreslår punkt 8a.3. udgår, da det kun er varmeregnskabet, der efterreguleres – ikke foreningens kontingent.
• Foreslår at BA Technologies ændres til ekstern serviceleverandør eksemplificeret ved BA Technologies. Det er uhensigtsmæssigt at angive firmaet ved navns nævnelse, da ændringer heri vil kræve en vedtægtsændring og alt det administrative bøvl, der følger med. Hermed har bestyrelsen også frie hænder til at finde alternativer på et senere tidspunkt.
• 8b.3. Fristen for tilbage- eller efterbetaling ændres til at være fastsat af bestyrelsen. Mener ikke der er nogle gældende regler for dette i dag.
• 8c.1. Ved salg forbliver betalinger indestående indtil varmeårets afslutning, ikke regnskabsårets. Det er kun varmedelen, der udlignes i dag.
• 8c.2. Tilføjes at evt. omkostninger ved slutopgørelse betales af sælger.
• 9.2. Foreslår at det kun er varmeomkostninger til Vestforbrændingen, der indgår i varmeregnskabet, og at alle øvrige omkostninger til varmeforsyningen lægges ind under foreningens normale regnskab, samt konsekvensmæssige rettelser vedr. udgiftsfordelingen. Det vil gøre det nemmere for BA Technologies, da de så vil kunne lave regnskabet uden at skulle have yderligere oplysninger fra LGF. Som jeg har forstået det, så har ønsket været at rense varmeudgifterne, så kun de reelle udgifter til varme var tydeligere, eks. i forbindelse med salg. Konsekvensen vil være, at a conto til varme vil blive lidt mindre over tid, og at kontingent til foreningen bør øges svarende til de sekundære driftsudgifter til varmeforsyningen.

Endeligt foreslår jeg følgende tilføjelse til punkt 3.4. (omhandlende indkaldelse til generalforsamling):

• Den skriftlige henvendelse skal enten være ved hustandsomdeling eller ved direkte e-mail til medlemmerne. Hvis ikke alle husstande er tilmeldt foreningens blog, risikeres at ikke alle modtager indkaldelserne til foreningens øverste myndighed, generalforsamlingen. Jeg overså min, da notifikationen var endt i spamfilteret.

Se gerne detaljer i vedhæftede dokument, hvor kommentarer til ændringerne er lavet som kommentarer.

Håber I får en god generalforsamling (og Grøn Dag med fest).

Mvh.
Niels (nr. 33)

Kære alle husejere

Hermed indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling kl. 10 den 23. august inden grøn dag.

Oplæg:

Adskillelse af varmeregnskabet fra foreningens regnskabsår (Ændring af nuværende vedtægter)

Som nævnt på den ordinære generalforsamling den 23. februar 2025 har vi i forbindelse med tilkoblingen til Fjernvarme fra I/S Vestforbrændingen og udskiftning af målere fra Kamstrup drøftet adskillelsen af varmeregnskabet fra foreningens årsregnskab. Foreningens varmesystem blev koblet på fjernvarmeledningerne pr. 22. november 2024, og vi forslår derfor denne dato som skæringsdato.

Tidligere har det været sådan, at foreningen i den månedlige opkrævning har opkrævet et acontobeløb, hvoraf en andel vedrørte det enkelte medlems varmeforbrug. Og ved regnskabsårets udgang har foreningen manuelt opgjort de enkelte medlemmernes overskud eller underskud, udregnet på baggrund af det faktiske forbrug. Som bekendt løber foreningens regnskabsår fra 1. august til 31. juli.

De nye målere fra Kamstrup har gjort det muligt for foreningen at tilkøbe en ydelse hos BA Technologies, som har automatiseret aflæsningen af de enkelte medlemmernes varmeforbrug. Hermed kan BA Technologies overtage det manuelle arbejde, som foreningens foreløbigt har foretaget. Løsningen med BA Technologies medfører desuden, at de fremadrettet vil stå for håndteringen af varmeregnskabet. Opkrævning af underskud, eller udbetaling af overskydende aconto varme vil fortsat ligge hos foreningens kasserer.

Bestyrelsen er positivt indstillet overfor muligheden for en automatisering, specielt idet foreningen allerede har investeret i en serviceaftale med BA Technologies om foreningens nye investeringer ifm. tilkoblingen til fjernvarme.

Såfremt forslaget vedtages, betyder det i praksis, at varmesæsonen 2024/2025 splittes i følgende to perioder:

• 1. august 2024 – 21. november 2024 – varetages af foreningens som tidligere og vil blive opgjort i forlængelse med nærværende ekstraordinære generalforsamling.
• 22. november 2024 – 31. december 2025 – varetages af BA Technologies ud fra den nye automatiske metode.

Med henblik på at gennemføre udliciteringen af varmeopgørelsen til BA Technologies skal foreningen dog godkende følgende forslag:

Forslag til ændring af vedtægternes pkt. 8 og 9

Som bekendt løber foreningens regnskabsår fra 1. august til 31. juli. En forudsætning for implementeringen fjernaflæsningsløsningen fra BA Technologies er dog, at varmeregnskabet fremadrettet følger kalenderåret (1. januar til 31. december). Hovedårsagen hertil er, at I/S Vestforbrændingen opgør efter kalenderåret. En udskillelse af varmeregnskabet fra foreningens regnskab kræver derfor ændringer i de nuværende vedtægters pkt. 8 og 9.

Bestyrelsen har derfor udarbejdet vedlagte forslag til ændring i de nuværende vedtægter. Ændringerne er gjort tydelige med rettelsesmarkør. Kort gengivet forslår bestyrelsen, at pkt. 8 splittes op i hhv. 8a (vedrørende kontingent), 8b (vedrørende aconto varmebidrag) og 8c vedrørende opgørelse ved salg af ejendom. Pkt. 9 udvides, således at varmeregnskabet adskilles fra foreningens regnskab, ligesom der sker en generel opdatering af gamle forhold.

Vedhæftet findes vedtægterne med den nye ordlyd med track changes.

På bestyrelsens vegne,

Claus (nr. 55)